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セミナー会場の選び方8箇条−受講者の満足度が上がると成果も上がる

セミナー会場

初めてのセミナー開催で会場の決め方がわからない、
受講者の満足度が高いセミナー会場を選びたい、ていうかもう会場選びで失敗したくない。

とお悩みのセミナー担当者、主催者のみなさんへ
セミナー受講者の満足度が上がり成果に繋がる会場の選び方をお教えします。

筆者は、2016年からセミナー集客のサポートをしており、2018年から運営サポートもしていますが、
受講者からのクチコミに、会場への不満が書かれている事はよくあります。

セミナーを受ける環境は受講者の学びの意欲を高め、成果を後押しする重要な要素。
実際にあった受講者と講師からのご意見を交えて、セミナー会場を選ぶ際のチェックポイントを解説していきます。

受講者の満足度を上げるセミナー会場選びの8箇条

会場選びのポイントと、下見の時に確認すべき事を見ていきましょう。
  

初めてでもわかりやすい立地か

 
立地はセミナー会場を決めるときの最優先事項といっても良いでしょう。
会場の場所がわかりづらい、行きづらい、という理由だけで参加の意欲は失せるからです。

たとえ行ったことがない会場でも、交通アクセスが良く、難なく行けそう、普通に迷わず行けそう、という感覚を持てる場所であれば問題はありません。

セミナー告知をする際、会場案内は住所の記載だけでなく、◯◯駅から徒歩◯分という補足も付けると、よりイメージが湧いて不安のハードルは下がります。

受講者からのクチコミ事例:
会場のビルに着いたが、どこから入れば良いのかわからなかった

事前に入り口の確認をしておくことはとても大切なことです。

例えば会場が2階以上の場合、正面入口ではなく直接エレベーターや階段から入るケースがあります。
また土日メインイベントがある時だけ入り口が別になるという会場もあります。

少しゆとりのある広さにする

受講者同士の距離が近すぎると、圧迫感や緊張感からストレスを感じてしまい、セミナーに集中できません。
一般的な会議用の机には、椅子は3脚より2脚の方が余裕があって良いでしょう。

ネットなどで収容人数の目安を確認することはできますが、参加人数ピッタリで選ぶことはおすすめしません。
予定しているセッティングをすると、案外狭くなってしまうケースが多いからです。

かといって、部屋が広すぎるのも問題です。
講師と受講者、受講者同士のコミュニケーションが取りづらく、一体感が生まれにくくなるからです。
講師がノッてこそセミナーの成果は上がるものですから、1列目のセッティングは講師の位置から離しすぎないようにしましょう。

部屋の大きさは会場側がアナウンスしている収容人数の70〜80%くらいで選ぶと良いと思います。
実際に下見をして当日のセッティングを確認できると安心ですね。

受講者からのクチコミ事例:
誘導係から男性の間に挟まれる席に案内された。肘が当たりそうなくらい近いしすごく嫌だった

席に不満がある時点で、その受講者に対するセミナーは失敗と言っても過言ではありません。
隣との距離が近くなってしまった場合は性別の組み合わせについても配慮しましょう。

部屋の明るさが調節できるか

部屋前方と後方で明るさを調節できると良いです。
プロジェクターを使用する場合、スクリーンがある前方側だけを暗くすると映像が見やすいからです。

窓がある方が明るく開放感があって良いですが、時間帯によっては直射日光が眩しかったり、暑かったりして不快に感じることがあります。
カーテンが遮光タイプじゃなかったり、ブラインドを閉めても光が差し込んだりすると、室内の明るさの調節が難しく、プロジェクターを使った画像が見えづらくなり不満に繋がることもあります。

受講者からのクチコミ事例:
私の席だけカーテンの隙間から西日が差し込んできて、すごく眩しかった。改善してほしかったが言い出せなかった

主催者側や講師は進行に夢中になってしまい、案外気が回らないところです。セミナーと同じ時間帯に会場を下見して確認しましょう。

また、画像やホワイトボードの字が「ちゃんと見えますか?」と声がけすることは、序盤に受講者とのコミュニケーションがとれる有効な手段のひとつです。
あえて確認の言葉をかけてみましょう。

部屋の温度調節ができるか

暑い、寒いは集中力に大きく影響し、不満にも直結することです。

まずはエアコンや空調が故障や不具合がなく、正常に動いているかどうかが大前提です。
次に部屋単体での温度調節ができるかどうか。
パーテーションで区切っている造りの部屋はその部屋単体での温度調節が難しく調整に時間がかかったりします。

また、体感温度には個人差があるので、全員が快適と感じる温度に設定することは難しいのも事実です。

これを解決するのが、主催者や講師側からの「寒くないですか?」、「暑くないですか?」の声がけです。
単純なことですが、このコミュニケーションを取ることで自然と受講者からの信頼感を得ることができます。
気にかけてもらっているという意識も生まれるので、多少の妥協をしてもらえます。

受講者からのクチコミ事例:
当日に空調の調子が悪いと説明されたが、暑すぎてセミナー内容が何も入ってこなかった。この時期にエアコン故障ってあってはいけないことだと思う

施設側のアクシデントに巻き込まれた形ですが、2018年の夏はエアコンや空調に関するクチコミが多くありました。意外とメンテナンスが後回しにされているものです。事前にしっかり確認しましょう。
  

屋外や隣部屋からの音は気にならないか 

屋外の騒音や隣部屋からの音漏れも集中力を欠く原因となります。講師側としても気が散り良い雰囲気をつくりきれません。
 
会場が1階の場合は外からの音を拾いやすいので、実際のセミナーと同じ時間帯に下見に行き車両の走行音などをチェックしましょう。
合わせて会場付近で工事をしていないか確認しておくと、より安心です。

施設内の音に関しては、隣の部屋からの音漏れをチェックしましょう。

館内放送の有無についての確認も忘れずに。
セミナー中にとつぜん館内放送が入ると受講者はもちろん講師も驚きますし、クロージングの最中だと興ざめしてしまいます。
  

講師側からのご意見:
隣の部屋で笑いヨガサークルの活動があり、その音漏れで受講者が笑ったり微妙な雰囲気になってしまい、参った。リサーチ不足だった

貸し会議室を会場にする場合はあまり考慮しなくても良いですが、公民館や市民センターなど公共の施設を利用する場合、特に注意が必要です。

演劇練習をしていたり、ドキュメンタリーの上映をしているというケースもあります。同日の同じ時間帯に隣の部屋ではどんなイベントをしているのかは確認しておきましょう。

出入り口が部屋の後方にもあると良い

セミナー中に部屋への出入りがあると、どうしても気になってしまうものです。

遅れてきた受講者が途中から入って来たり、なんらかの理由で途中退室したり、主催のセミナー担当者が出入りすることも結構あることです。
部屋の後方に出入り口があると、他の受講者も気にならず、講師としても進行の妨げにならないのでおすすめです。

受講者からのクチコミ事例:
退出者がいる度にプロジェクターの前を通るので映像が途切れてすごく気になった

途中退室者は”いる前提”で、あらかじめ進行を妨げられることない部屋選びをしておきましょう。

受講者はもちろん講師側のストレスにもならないので、お互いにとって良い影響があります。

休憩時間に利用する設備について

トイレがきれいな会場を選ぶことは常識の域です。必須条件ですので、しっかり確認しましょう。
トイレが1つしか無い会場もおすすめしません。

同じフロア内に飲み物の自動販売機や喫煙所があると親切ですね。

受講者からのクチコミ事例:
会場に着いてから筆記用具を忘れた事に気がついた。近くのコンビニで購入できて安心した

近くにコンビニがある会場は受講者の安心感があります。長丁場のセミナーの場合、軽食を買うこともできます。

施設の対応レベルはどうか

会場に到着した受講者への最初の対応者の態度が残念なケースがあります。

施設側の対応ですから、主催者や講師には直接関係はありませんが、受講者的にはマイナス印象からのスタートになってしまうのが残念です。
会場の予約はあえて電話でして受け答えの感触を確かめる、下見した時にあえて受付けに行ってみるなどして、対応に違和感がある会場は見送りましょう。

受講者からのクチコミ事例:
受付けに場所を聞いたときの対応がありえなかった

セミナー内容で挽回できる内容ですが受講者を不快にさせる要素はあらかじめ除いておきたいですね。

運営側として確認しておくこと

予約時間の前後の猶予について

 
基本的には準備時間も含めてのレンタル時間になりますが、多少早めに入れる会場もあります。
利用時間を決めた後、どれくらい前から部屋を使っても良いか確認してみましょう。
時間が押した場合の延長料金については必ず事前確認を。
思わぬ追加料金で予算が狂い運営として失敗してしまう恐れがあります。   

施設の備品について

当日に予定外だった資料を配る流れになることがあります。
その時に施設内にコピー機があると便利です。

またホワイトボードのマーカーが出ないのはよくあること。
事前に確認するのも良いですが、そもそもレンタル備品の場合もあるので日頃からマイマーカーを持ち歩く事をおすすめします。

マイクもあったほうが良いです。

物販は可能なのか・申請が必要か

筆者がまだセミナー運営サポートを始めたばかりの頃に起こったハプニングをお教えします。

人気の講演家さんによる講演会が現場でした。
その講演家さんは著書はもちろん、シリーズ化した何巻にもわたるDVD、その他名言をまとめたカレンダーなどのグッズがあり、販売会を予定していました。

手際よく物販物の陳列を始めていると、会場の担当者が近づいてきて、こう言いました。

「物販は申請しないと、違反だよ。片付けてくださーい」

サポートメンバーが凍りついたのはいうまでもありません。

会場で販売したいものがある場合は、事前に物販が可能なのか、可能な場合は申請が必要なのかを必ず確認しておきましょう。

 

まとめ

セミナー会場は以上のポイントをおさえて選んでください。

初めのうちは色々な会場を試すことも良いですが、いつも使うお気に入りの”ホーム会場”をつくることをおすすめします。
会場の担当者と仲良くなると、多少の融通を効かせてくれたり、何よりリラックスできてパフォーマンスが上がります。
これも成果につながる会場選びの大きなポイントですね。

会場選びで環境を整えて、セミナー本番もがんばってください。

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