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セミナー中止のお知らせメール例文【すぐに使えます】

セミナー開催

セミナー主催者側の都合でセミナーが開催中止となった時のお詫びメール例文をご紹介します。

セミナー開催中止連絡は、メールだけのご案内では「見ていない」「届いていない」が起こり得ますので、SNSからも発信すること、そして必ずお電話でもご連絡を入れましょう。

セミナー中止連絡は、相手に確実に届いていなければ意味がありません。

セミナー中止のお知らせメール例文

それではさっそく例文をご紹介します。重要なのが「件名」です。件名を見ただけですぐに中止だと伝わるよう、件名冒頭に「中止」と入れましょう。すでに受講料を入金いただいている場合は返金についてのご案内も丁寧にお伝えします。

開催定員に満たなかった場合

件名:【開催中止のお知らせ】◯月◯日(◯曜日)開催セミナーについて

△△株式会社
◯◯様

お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー担当△△でございます。

◯月◯日(◯曜日)に予定しておりました△△△セミナーですが、
今回は開催定員に満たず、開催中止となりましたことをご連絡いたします。

せっかくのお申込みに対し、このようなご連絡となってしまい大変申し訳ございません。
なにとぞご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。

(直近で開催されるセミナーのご提案をする)
◯月◯日(◯曜日)△△にてxxxxセミナーの開催が決定しております。
ご都合がよろしければ、ぜひご検討くださいませ。

■ ご入金済みの受講料について
ご指定の口座へ返金させていただきます。
お手数をおかけしますが、お振込先情報をご連絡いただけますでしょうか。

本件について、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
ーーーーーーーーーーーーーーー
【お問い合わせ先】
電話番号:xx-xxxx-xxxx (受付時間を記載)
メールアドレス:xxxx

署 名
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⬇セミナー参加者へのサンキューメール例文はこちらから⬇

【例文つき】セミナー参加者に送るサンキューメールの書き方ガイド
セミナー参加者へ送るお礼メールの見本が欲しいな、送る時の注意点や、やっておくと良い裏ワザ的なことがあれば知りたいな、とお悩みのセミナー担当者さま、セミナー主催者さまへ。本記事を読んでいただけば、具体的なお礼メールの作り方がわかりすぐに参加者へ送ることができます。さらには次回集客にも繋がるコツもわかりますので、ぜひ参考にしてくださいね。

悪天候が原因の場合

ここ数年、異常気象にともなう悪天候でイベントが中止になるケースが増えていますので、悪天候による開催中止バージョンもご紹介しておきます。「参加者の安全を考慮して」ということをお伝えするのがポイントです。

お送りするタイミングにも要注意、ギリギリの前日夜では遅いです。早めの開催判断をして、開催日の3日前までにはご連絡しましょう。

件名:【開催中止のお知らせ】◯月◯日(◯曜日)開催セミナーについて

△△株式会社
◯◯様

お世話になっております。
◯◯株式会社 セミナー担当△△でございます。

◯月◯日(◯曜日)に予定しておりました△△△セミナーですが、
台風の接近(もしくは大雪・大雨)が予測されており、
参加者様の安全を考慮いたしました結果、やむなく中止とさせていただきます。

お申込みいただいた皆さまにつきましては、
大変なご迷惑をおかけしますことお詫び申し上げます。
なにとぞご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。

次回開催のご案内は別途ご連絡させていただきます。
ご都合がよろしければ、ぜひご参加いただけますようよろしくお願い申し上げます。

■ ご入金済みの受講料について
ご指定の口座へ返金させていただきます。
お手数をおかけしますが、お振込先情報をご連絡いただけますでしょうか。

本件について、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
ーーーーーーーーーーーーーーー
【お問い合わせ先】
電話番号:xx-xxxx-xxxx (受付時間を記載)
メールアドレス:xxxx

署 名
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⬇セミナー参加をお断りしなければいけない場合のメール例文はこちらから⬇

セミナーをお断りするメール例文【嫌な気分にさせない書き方】
申込者を嫌な気分にさせないセミナー参加をお断りするメール(抽選の落選メール)の例文をご紹介します。せっかくお申込みをいただいたのに、参加をお断りしなければいけないのは心苦しいものです。お断りの通知を受けた側が不快にならない、次の機会につながるようなメールをお送りしましょう。

電話番号を入れよう

セミナー中止に関するお問い合わせを受け付ける手段として、メールの他に必ず電話番号も記載しましょう。

参加を予定していたセミナーが中止になったわけですから、メールよりも手っ取り早く電話で問い合わせをしたいと感じる申込者は多いでしょう。また電話がつながらないのではストレスを感じさせてしまうので、あらかじめ電話対応が可能な受付時間を記載しておきましょう。

間違って会場に来る方をゼロにしよう

メールの返信がなければお電話でも伝える

前途しましたが、セミナー開催中止連絡は申込者に伝わらなければ意味がありません。メール通知だけでは「見ていない」「私には届いていない」という事態もあるのです。お返事がない場合は、相手と確実にコミュニケーションがとれる電話で最終確認を行いましょう。

当日の対応として

中には電話でも連絡がとれない参加者もいらっしゃるかもしれません。

当日間違って会場に来てしまった方から電話やメールが入った場合に、すぐに対応できる体制づくりをしておく必要があります。会場で戸惑っている申込者に対しすぐに対応できることが重要なのです。

可能なのであればセミナー会場で当日スタッフを待機させておくことも検討しましょう。

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