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セミナー資料の配布方法まとめ

セミナー開催

セミナーで資料の配布方法

セミナー当日に使う資料をどの方法で配布するのか決めましょう。

参加者に喜ばれる方法はどれか?というのはもちろん意識する点ではありますが、かけられる予算や時間など、運営側としての事情もあるものです。

このページではセミナー資料の配布方法についてご紹介します。

印刷資料

手元に現物がある満足度は高いです。
会場でスライドが見づらかったり、講師の説明を聞き逃した時に確認ができるからです。講師からの補足説明を書き込めるので、後から振り返りをするにも便利です。

講師側としても、参加者の資料ページのめくり方を見ることで、進行のスピードを調節できます。

資料のページ数が多かったり、参加者が多くて大量に印刷をする場合は、事前に印刷業者に発注するとコスト削減できます。

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資料印刷なら激安ネット印刷のラクスル。ラクスルの資料印刷は会議資料・プレゼン資料・報告書などで定番のA4サイズです。鉛筆、ボールペンで書き込みのできる用紙をラインナップしています。資料印刷ならラクスルにお任せください。

参加者からの満足度は高いですが、自社でプリントする場合、業者に発注する場合どちらにしても、3つの選択肢の中では一番コストがかかる方法です。

ノートパソコンを持ち込むようなセミナーなら、不要のケースもありますから、参加者の属性を考え見て選びましょう。

ファイルでシェア

ファイルで資料を共有する場合、pdfが代表的な選択肢です。
編集されて再配布を避けるため、Watermarkやコピーライトの表示をわすれないようにしましょう。
メールに直接データを添付すると、送信者・受信者ともにメールサーバーへの負荷が高いので、サーバーにアップロードしたURLで共有して下さい。

自由に使えるサーバーがない場合、Dropboxなども使えます。

Dropbox
Dropbox は新しい働き方を実現するワークスペースです。ムダな作業を減らして、大切なことに集中できます。ログインしてクリエイティブに作業を進めましょう。

クラウドでシェア

GoogleスライドやGoogleドキュメントが代表的な選択肢です。

編集されないように権限の確認を忘れないようにしましょう。また後々削除しないように注意してください。
ただユーザーによっては説明が必要な場合があるので参加者層がクラウドフレンドリーかどうかを見極めましょう。

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パソコン、スマートフォン、タブレットのどこからでも新しいドキュメントを作成して、他のユーザーと同時に編集。インターネットに接続していなくても作業を継続でき、Word ファイルも編集できる、Google の無料サービスです。

配布方法を組み合わせる

例えば印刷資料も配布もするしクラウドでも共有するとか、印刷資料も配布してpdfもダウンロードできる様にしておくなど、配布方法を組み合わせることも有効です。

参加者は配布された資料を持ち帰るわけですから、あまりにも分厚い印刷資料では大変な思いをします。
詳しく記載された資料はクラウドで共有をして、各セクションを要約した資料は印刷した紙ベースのものを配るなど、方法を組み合わせて提供すれば親切ですよね。参加者にとっては非常に嬉しいユーザー体験の1つになるはずです。

配布方法別メリット・デメリット比較表

今回は簡単にですが、セミナー資料の配布方法のメリット・デメリットをまとめてみました。
運営側としてはコストも抑えたいですから、セミナーカテゴリーや参加者の属性を見つつ、最適な方法を選びましょう。

現物 ファイル クラウド
代表的な手段 印刷資料 pdf Googleスライド
Googleドキュメント
修正リスク
コスト 枚数分 ゼロ ゼロ
満足感 手元にある データで軽い 管理が楽

いずれの方法でも、作成した資料には、無断転載などを防止するためにウォーターマークを入れることを忘れずに。

セミナー資料にウォーターマーク(透かし)を入れる方法
ウォーターマーク(watermark)とは静止画像や動画の盗用を防ぐため、著作権を表示する文字やロゴ、図のことです。画像や動画だけでなく、会議資料やセミナー資料など流出したら困る情報にも「コピー禁止」や「社外秘」と表示され用いられています。透かしとも呼ばれます。自分のコンテンツを守るために、すぐに取り入れましょう。
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